Đội ngũ » Hướng dẫn thủ tục, Hồ sơ
Hướng dẫn thủ tục, hồ sơ đi đào tạo, bồi dưỡng và tham dự Hội thảo, Hội nghị

HƯỚNG DẪN THỦ TỤC CỬ CÁN BỘ, GIẢNG VIÊN ĐI HỌC TẬP,
CÔNG TÁC Ở NƯỚC NGOÀI 
 
Để triển khai thực hiện tốt Thông tư 08/2014/TT-BGDĐT ngày 20 tháng 3 năm 2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc cử cán bộ, viên chức và người lao động đi công tác, học tập ở nước ngoài, Đại học Huế đề nghị các trường đại học thành viên thực hiện một số quy định sau:
 
1. Đối tượng cử đi công tác, học tập ở nước ngoài
Cán bộ, viên chức và lao động hợp đồng không xác định thời hạn của các trường đại học thành viên; trường hợp Hiệu trưởng trường đại học thành viên đi công tác nước ngoài do Đại học Huế quyết định.
 
2. Cán bộ, viên chức và người lao động đi công tác, học tập ở nước ngoài
a) Hồ sơ gửi phòng Tổ chức - Hành chính:
- Đơn xin đi công tác, học tập nước ngoài có ý kiến của Trưởng đơn vị (khoa, phòng, bộ môn); 
- Thư mời của cơ sở đến công tác hoặc cơ sở đào tạo nước ngoài, trong đó nêu rõ mục đích chuyến đi (hoặc chương trình đào tạo), thời gian và nguồn kinh phí (bản dịch hợp lệ sang tiếng Việt nếu văn bản bằng tiếng nước ngoài);
- Sơ yếu lý lịch có dán ảnh 4 x 6 (đối với cán bộ, viên chức và người lao động có chuyến đi nước ngoài lần đầu tiên trong năm);                      
- Bản cam kết thực hiện nghĩa vụ của người được cử đi học tập, nghiên cứu ở nước ngoài (đối với cán bộ, viên chức và người lao động đi nước ngoài từ 06 tháng trở lên).
 
b) Hồ sơ gửi bộ phận Hợp tác quốc tế:
- Đơn xin đi công tác, học tập nước ngoài có ý kiến của Trưởng đơn vị (bản photocopy);
- Thư mời của cơ sở đến công tác hoặc cơ sở đào tạo nước ngoài, trong đó nêu rõ mục đích chuyến đi (hoặc chương trình đào tạo), thời gian và nguồn kinh phí (bản dịch hợp lệ sang tiếng Việt nếu văn bản bằng tiếng nước ngoài);
- Kế hoạch làm việc, học tập, nghiên cứu trong thời gian ở nước ngoài (đối với cán bộ, viên chức và người lao động đi học tập, nghiên cứu, bồi dưỡng chuyên môn từ 03 tháng trở lên);
- Sơ yếu lý lịch có dán ảnh 4 x 6 (đối với cán bộ, viên chức và người lao động có chuyến đi nước ngoài lần đầu tiên trong năm).                      
 
c) Hồ sơ gửi phòng Đào tạo Sau đại học (hoặc bộ phận Đào tạo Sau đại học) đối với cán bộ, viên chức và người lao động đi học sau đại học:
- Đơn xin đi học sau đại học ở nước ngoài có ý kiến của Trưởng đơn vị (bản photocopy);
- Thư mời của cơ sở đào tạo nước ngoài, trong đó nêu rõ trình độ được đào tạo, thời gian và nguồn kinh phí (bản dịch hợp lệ sang tiếng Việt nếu văn bản bằng tiếng nước ngoài);
- Phiếu đăng ký đi học;
- Bằng cấp và bảng điểm của bậc học trước đó (sao y bản chính, bản dịch hợp lệ sang tiếng Việt nếu bằng cấp và bảng điểm là tiếng nước ngoài );      
- Chứng nhận trình độ ngoại ngữ (chứng chỉ, bằng...) phù hợp với nước được cử đi học;                                                           
- Nếu đi đào tạo tiến sĩ cần có đề cương nghiên cứu chi tiết và công trình khoa học.
 
3. Cán bộ, viên chức và người lao động xin gia hạn thời gian học tập, nghiên cứu ở nước ngoài
Hồ sơ gửi phòng Tổ chức - Hành chính, phòng Đào tạo Sau đại học (hoặc bộ phận Đào tạo Sau đại học) và bộ phận Hợp tác quốc tế, mỗi đơn vị gồm có các văn bản sau:
- Đơn xin gia hạn thời gian học tập, trong đó nêu rõ lý do, thời gian xin gia hạn, nguồn kinh phí cho việc học tập trong thời gian xin gia hạn;
- Báo cáo tiến độ học tập từ khi bắt đầu học tập ở nước ngoài đến thời điểm xin gia hạn;                                                                  
- Văn bản của cơ sở đào tạo nước ngoài đồng ý để lưu học sinh được tiếp tục học tập (bản dịch hợp lệ sang tiếng Việt nếu văn bản bằng tiếng nước ngoài), trong đó nêu rõ thời gian được phép gia hạn và nguồn kinh phí;  
- Ý kiến nhận xét về quá trình học tập, nghiên cứu và ủng hộ cho gia hạn của Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước sở tại (gửi bản chính cho phòng Tổ chức - Hành chính, gửi bản photocopy cho phòng Đào tạo sau đại học và bộ phận Hợp tác quốc tế); 
- Bản photocopy Quyết định cử đi học và những quyết định gia hạn lần trước (nếu có).
 
 * Hồ sơ xin gia hạn thời gian học tập, nghiên cứu ở nước ngoài gửi về trường chậm nhất là 30 ngày kể từ khi hết thời hạn được ghi trong quyết định.       
 
 4. Tiếp nhận cán bộ, viên chức và người lao động đi công tác, học tập ở nước ngoài về nước
Hồ sơ gửi phòng Tổ chức - Hành chính và bộ phận Hợp tác quốc tế, mỗi đơn vị gồm có các văn bản sau:
- Báo cáo tình hình và kết quả công tác, học tập, nghiên cứu trong thời gian ở nước ngoài. Đối với lưu học sinh tốt nghiệp trình độ tiến sĩ và sau tiến sĩ gửi thêm 01 bản báo cáo kết quả nghiên cứu, học tập (bằng tiếng anh) có xác nhận của giáo sư hướng dẫn cho bộ phận Hợp tác quốc tế;
- Nhận xét của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại (đối với cán bộ, viên chức và người lao động đi học tập, nghiên cứu ở nước ngoài từ 6 tháng trở lên);
- Bản sao và bản dịch hợp lệ sang tiếng Việt văn bằng, chứng chỉ do cơ sở đào tạo cấp. Trường hợp chưa được cấp bằng thì nộp giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa học kèm theo bảng điểm (đối với lưu học sinh tốt nghiệp trình độ thạc sĩ), xác nhận kết quả nghiên cứu, bảo vệ luận án (đối với lưu học sinh tốt nghiệp trình độ tiến sĩ);
- Bản sao quyết định cử đi học, quyết định gia hạn (nếu có);
- Đối với lưu học sinh tốt nghiệp trình độ tiến sĩ: nộp 01 cuốn luận án cho Trung tâm Thông tin - Thư viện của trường và gửi giấy biên nhận cho phòng Tổ chức - Hành chính.
 
* Cán bộ, viên chức và người lao động đi công tác, học tập dưới 30 ngày
 Hồ sơ gửi phòng Tổ chức - Hành chính:
- Báo cáo tình hình và kết quả công tác, học tập, nghiên cứu trong thời gian ở nước ngoài;
- Chứng chỉ (nếu có).
 
5. Cán bộ, viên chức và người lao động đi đào tạo Sau đại học bằng ngân sách Nhà nước hoặc diện Hiệp định giữa hai Chính phủ
  Hồ sơ gửi phòng Tổ chức - Hành chính:
- Cử đi dự tuyển: Hồ sơ theo thông báo của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Cử đi học:
+ Giấy triệu tập đi học sau đại học của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
+ Quyết định cử đi học sau đại học của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Tiếp nhận về nước:
+ Quyết định tiếp nhận của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
+ Bản sao và bản dịch hợp lệ sang tiếng Việt bằng tốt nghiệp, kết quả học tập.  
 
6. Một số quy định chung
- Phòng Tổ chức - Hành chính có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, viên chức và người lao động về hồ sơ, thủ tục cử đi công tác, học tập ở nước ngoài; gia hạn và tiếp nhận trở về trường công tác.
- Sau khi có ý kiến bằng văn bản của các đơn vị chuyên môn liên quan (phòng Đào tạo Sau đại học và bộ phận Hợp tác quốc tế); phòng Tổ chức - Hành chính thẩm định hồ sơ, trình Hiệu trưởng ký quyết định cử cán bộ, viên chức và người lao động đi học tập, công tác nước ngoài; gia hạn và tiếp nhận trở về trường công tác; các quyết định liên quan đến chế độ tiền lương (theo quy định tại điểm 4, điều 8 chương III Nghị định 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ quy định về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang). 
Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề gì vướng mắc, đề nghị các trường đại học thành viên liên hệ với các Ban chức năng có liên quan của Đại học Huế (Ban Tổ chức cán bộ, Ban Hợp tác quốc tế và Ban Đào tạo) để phối hợp thực hiện./.
 

 TẢI HỒ SƠ ĐI HỌC TẬP, CÔNG TÁC Ở NƯỚC NGOÀI